El funcionamiento de la transmisión y entrega de emails, desde el punto de vista del usuario, parece simple, pero es complejo porque involucra a varias partes y múltiples configuraciones posibles de los sistemas (aplicaciones) funcionando en cada parte. Y cada día es más complejo por la lucha contra la plaga del Spam.
Un usuario al enviar un correo, sin error en la comunicación, normalmente le desaparece de su carpeta de Borradores o se cierra el editor de mensajes y pasa a la carpeta de Enviados.
Cuando el remitente espera respuesta o una acción por parte del destinatario que no se produce; o este último espera un email del remitente que no llega. Una parte se comunica con la otra y acuerdan que la comunicación ha fallado. A partir de aquí se genera el problema: El email perdido.
Uno, o ambos, se ponen en contacto con su soporte para generar una incidencia. En este punto, entran en juego los Administradores de los servidores de correo origen y destino, que necesitan información para realizar el análisis.
NOTA: Si el correo enviado genera un “bounce”, un rechazo, es habitual que el remitente suela ignorar o descartar (eliminar) el mensaje de error que recibe en su carpeta de Entrada, bien porque no lo comprende (por estándar se suelen generar en inglés) o bien porque cree que es spam. Como el informe suele dar la clave de qué falló el Administrador debe realizar un análisis para encontrar los datos que luego se incluyeron en el informe = Tiempo = demora en el diagnóstico, y resolución si procede.
Búsqueda del email perdido
Verificar que fue “realmente” enviado. Cosa que habitualmente no puede ser verificada si no hay una estrecha comunicación entre los Administradores de origen y destino. Para pasar luego a encontrar el punto en que falló el proceso.
Error humano del remitente o destinatario
No sería la primera vez que se piensa que se había enviado un correo y no se hizo, o no se hizo a la dirección de email correcta, ya sea por error de sintaxis o de elección en la Agenda.
También el destinatario pudo eliminarlo involuntariamente, al vaciar la carpeta de Spam o eliminarlo cuando quería eliminar otro adyacente.
Búsqueda desde el lado del remitente
- Que el email fue efectivamente enviado por el usuario. Verificar el email en la carpeta elementos Enviados. Verificar la dirección de correo de destino, si es preciso letra a letra. Los vistazos juegan malas pasadas.
- El Administrador del servidor de origen, verificará que se produjo el envío (comunicación con el servidor destino).
- Si se produjo un error en la entrega, verificará que se devolvió un mensaje de error y comprobará si dicho error es de su responsabilidad (p.e, ip en lista negra), resolverlo.
Si todo está correcto, aquí acaba la tarea del lado de origen.
Búsqueda desde el lado del destinatario
El Administrador puede verificar, siempre que tenga datos descriptivos de dicho email (dirección de email de origen, la de destino, fecha, hora aproximada de envío, asunto,…):
- que dicho email ha sido recibido efectivamente (ha habido comunicación entre los servidores de email origen y destino)
- Que si fue rechazado, verificar la causa y si fue devuelto un mensaje de error. Si la causa fue debida de una configuración inadecuada del servidor destino, resolverla.
- Que fue o no entregado al buzón de destino.
- Que no esté en la carpeta spam, o en la Papelera del buzón de destino.
Si todo está correcto, aquí acaba la tarea del lado de destino.
¿Se puede perder algún email en el limbo?
Sí. Pero es tan extraordinariamente raro que no es el caso en el 99,99% de las incidencias creadas por email perdido.
Normalmente, el email perdido nunca fue transmitido, o se produjo un error humano de remitente o destinatario.
